個人情報保護方針

CO-DEJIMA事務局（以下「事務局」といいます。）は、CO-DEJIMA（以下「当施設」といいます。）を利用された方の氏名、メールアドレス等の特定の個人を識別することができる情報（以下「個人情報」といいます。）について、以下の方針で取り扱います。

１．個人情報の利用について

事務局が取得した個人情報は、利用目的を明らかにし、利用者にお知らせした目的以外の使用はいたしません。

２．取得する個人情報について

事務局は、当施設の運営上、以下の情報を取得いたします。

1. 住所、氏名、電話番号、E-mailアドレス等の連絡先
2. セミナー、イベント開催時の写真、動画撮影による本人画像及び音声
3. 防犯カメラに録画された画像

３．個人情報の収集について

事務局は、個人情報を取得する際は、下記による利用者の同意のうえでの情報の提供（登録）を原則とし、本件個人情報の取得を適正に行い、不正な手段で本件個人情報を取得することはしません。

1. 会員登録時に提供された情報
2. イベント参加申込時に提供された資料
3. 防犯カメラによる録画

４.個人情報の利用目的について

事務局が取得した個人情報は、以下の目的で利用させていただきます。

1. 会員登録における内容等確認のため
2. 当施設の運営管理に関する連絡のため
3. セミナー、イベント開催のご案内、アンケート等の送付のため
4. 利用者からのご意見・ご要望に対するご回答のため
5. 個人として特定できない範囲において統計情報として集計し、当施設運営の参考資料とするため
6. イベントの写真、動画等を広報や報告資料に利用するため。

５．個人情報の管理について

事務局は、取得した個人情報の管理について、以下を徹底します。

1. 情報の正確性の確保：利用者から提供いただいた情報については、常に正確かつ最新の情報となるよう努めます。また、本件個人情報の紛失、改ざん、漏えい等を防止するため、情報セキュリティを含めた本件個人情報の取扱いに関する安全管理を適切に行い、本件個人情報の不正アクセス、漏えい、紛失および改ざん等の予防に努めます。
2. 安全管理措置：事務局は個人情報に関する法令等を遵守し、利用者の個人情報を適切なセキュリティ対策を講じ厳重に管理します。
3. スタッフの教育・監督：利用者の個人情報の取り扱いが適正に行われるようにスタッフの教育・監督を実施します。
4. 保存期間と廃棄：利用者からご提供いただいた情報については、当施設ご利用終了後５年間保存し、保存期間終了後は廃棄します。また、保存期間内であっても、不要となった場合にはすみやかに廃棄します。
5. 管理責任者の配置：事務局は、本件個人情報の適正な管理を行うために、管理責任者を置いて安全に管理します。
6. 管理体制の見直し：事務局は、本件個人情報の保護のための管理体制及び取組みを定期的に見直し、継続的な改善に努めます。

６．第三者への開示・提供

事務局は、取得した利用者の個人情報について、あらかじめ本人から同意をいただいた場合及び以下の場合を除き、第三者に対し、利用者の個人情報の提供、開示は行いません。

1. 出版・報道等により公にされている場合
2. 法令に基づく場合
3. 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、利用者本人の同意を得ることが困難である場合
4. 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合

７．共同利用

事務局は取得した個人情報を以下のとおり共同利用させていただく場合があります。

1. 共同して利用する内容：組織名、住所、氏名、メールアドレス、電話番号、業務概要等
2. 共同して利用する者の範囲：事務局、長崎県、株式会社コンベンションリンケージ（長崎県ビジネス支援プラザ指定管理者）
3. 共同して利用する者の利用目的：「４.個人情報の利用目的」と同様の目的に利用するため

８．個人情報に関するお問い合わせ先

ご提供いただいた個人情報に関しての苦情及び相談、開示、削除、訂正、利用停止等の必要が生じた場合には、ご本人から、以下にご連絡をいただくことにより、適宜対応させていただきます。

CO-DEJIMA事務局
住所：〒850－0862 長崎市出島町2番11号
電話：095-800-1390

令和８年８月１日 策定