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Host an event at CO-DEJIMA

Members can host events that help people start businesses or build new services in our main space, free of charge. Here is what we welcome, how to apply, the rules and the equipment you can borrow.

Our stance

We want to create places where
people who take on challenges gather.

CO-DEJIMA is the home of Nagasaki's startup culture. Members can use the main space free of charge for events that help people meet, learn and get started on new ventures or services. We do not host for-profit events or gatherings unrelated to startups and new services.

Who
CO-DEJIMA membersMembership is free
Cost
FreeAll spaces and equipment
When
Tue–Sat 12:00–20:00Including setup and cleanup
Apply
By 1 month beforeOpens on the 1st, 3 months ahead
Meeting
A short meeting after you applyThe date is secured once approved
Apply to host →

You will sign in to the member menu to apply. Not a member yet? Sign up (free) first.

Events we welcome

Seminars, talks, meetups, workshops, consultations, pitches, info sessions and more. For example:

  • Spark ideasWorkshops and ideathons that lead to startup ideas
  • Learn and growTalks, seminars and study groups for founders and would-be founders
  • ConnectMeetups and pitches connecting founders with investors and clients
  • Get supportFinancing seminars and consultations by banks and others

Events we cannot host

  • For-profit events (charging only to cover costs is fine)
  • Reunions, alumni gatherings, hobby or cultural activities
  • Religious or political activity, solicitation or sales, MLM, gambling
  • Anything illegal or improper, or that we judge does not fit the purpose of the facility

From application to the day

  1. Become a member

    Only members can apply. Pre-register via sign up (free) and show your ID at the desk on your first visit.

  2. Check availability

    Pick a date on the calendar in the form; dates that clash with confirmed events cannot be selected. You can also see the events and bookings calendar (3 months ahead).

  3. Apply from the member menu

    Choose member-hosted or co-hosted with CO-DEJIMA, then enter the name, space, time, details, capacity, fees, equipment and preferred meeting times. Right now you can apply for dates Dec 9, 2026 – Feb 28, 2027.

  4. Review and meeting

    We email you a meeting date. After going over the event and how it will run, the date is secured once the event is approved.

  5. Approved — spread the word

    The slot shows as "member event" on our availability calendar. Put your own name and contact details on announcements.

  6. On the day

    The lead host checks in at the desk. See "On the day" below.

Example: for an event on December 15, apply between September 1 and November 15.

There is a short video in the event hosting guide.

On the day

  1. 1Lead host checks in

    Before the event starts, the lead host comes to the front desk.

  2. 2Collect equipment

    Get the equipment and any instructions from the staff.

  3. 3Run your event

    Hold the event within your booked time, with care for others in the building.

  4. 4Restore the room

    Put tables, chairs and equipment back, and check for lost items and rubbish.

  5. 5Check out with staff

    Before leaving, let the desk staff know. Once we have checked the room together, you are done. Tell us the attendance then too.

Spaces and equipment

  • Main spaceAbout 170㎡. Rearrange tables for lectures or networking. Projector, 150-inch screen, TV monitors and whiteboards.
  • Whole venueFor events that use the whole venue.

Events can use the main space or the whole venue. Meeting rooms are semi-private, so other visitors cannot tell an event is going on — they are not available for events (members can book them on the day as usual).

Equipment you can borrow

  • プロジェクターup to 1Free
  • スクリーンup to 1Free
  • マイクup to 2Free
  • スピーカーFree
  •  TVモニターup to 2Free
  • ピボットディスプレイ（可動式モニター）Free
  • 4Kモニター、カメラ付きFree
  • 卓上モニターFree
  • ホワイトボードup to 2Free
  • 丸椅子Free

Choose equipment in the form. Items may be in use elsewhere, so we confirm availability when we reply.

Rules for hosts

To keep CO-DEJIMA a good place for everyone, we ask hosts to:

When announcing

  • Show your own name and contact details. Do not list CO-DEJIMA's phone or email — we cannot answer questions about your event.
  • Ask us first before using the CO-DEJIMA logo or putting up posters inside.
  • There is no parking. It helps to say so in your announcement.

On the day

  • The lead host must check in at the desk in person.
  • Please be considerate of other people in the building — no loud talking or music that disturbs them.
  • A host must stay on site throughout. Hosts are responsible for running the event, attendees and any trouble.
  • Keep to the time you applied for. Ask us early if you need longer (we may decline).
  • As a rule, we do not allow alcohol, to prevent trouble. If you really need it, talk to us before applying. If there will be food or drinks, mention it in your application.

Afterwards

  • Put tables, chairs and equipment back. If not, we may decline future use.
  • Take all rubbish home. We may charge for cleaning if it is very dirty.
  • Hosts pay for any damage to the facility.
  • Tell the desk staff how many people actually attended.

FAQ

Can non-members host?

Only members can apply. Membership is free: pre-register online, then show your ID on your first visit.

Is it really free?

Yes. The main space, the whole venue and the equipment in the form are all free (if an item has a fee, the form shows it).

Can I charge a fee?

Yes, as long as it only covers costs such as materials. If you charge, attach a budget (a shared link, e.g. Google Drive) in the form.

It is less than a month away

Applications close one month before the event; the form will not accept closer dates.

How do I check my request?

See "Your requests" on the application page for its status. We also email you.

I need to change or cancel

Let us know in advance by email or phone (095-800-1390), or via the contact form.

Can we have food and drinks?

Light food and soft drinks are fine; mention them in your application. As a rule we do not allow alcohol, to prevent trouble. If you really need it, talk to us before applying.

A speaker is coming by car

There is no parking. Please ask us in advance.

Apply to host →

You will sign in to the member menu to apply. Not a member yet? Sign up (free) first.

Full text

This page summarises the official guidelines. The official text (Japanese only) is below and in the PDF.

Read the full text (Japanese)

CO-DEJIMAにおいてイベント等の開催を希望される方は、当案内に従いお申込みください。

１．イベント利用可能日・イベント利用時間

火曜日～土曜日（休館日を除く）１２：００～２０：００
※準備、現状復帰もこの時間内で行ってください。

２．開催可能なイベント

当施設の会員が開催する、新しいサービスの創出を目的とした活動に関するイベント（例）

  • 起業アイデアの創出につながるワークショップ、アイデアソン
  • 起業家・起業希望者の知識向上やスキルアップにつながるトークイベント、セミナー
  • 起業家・起業希望者とビジネスパートナー（投資家、クライアント等）の交流イベント
  • 金融機関等の融資制度セミナー、相談会

３．開催できないイベント

  • 下記事業に関連するイベントもしくは下記事業に関係する者を対象とするイベント
    1. 法令に反する事業および反する恐れのある事業
    2. 公序良俗に反すると事務局が判断する事業
    3. 性風俗関連の事業
    4. 暴力団関係者、又は反社会的行為に関連する事業
    5. 布教活動・宗教活動・政治活動・違法なセールス、悪質な勧誘を目的とした事業
    6. マルチ商法およびそれに類する恐れのある事業
    7. 公営競技を含め、賭博、ギャンブルに関する事業
    8. その他、事務局が不適当と認める事業
  • 営利目的のイベント（但し、参加費を徴収する場合でも、実費相当額の徴収にとどまるものは除く）
  • 学友会・同窓会活動を目的としたイベント
  • 趣味・文化活動を目的としたイベント
  • その他、事務局が当施設の目的に照らし不適当と認めるイベント

４．利用申込手続き

  1. 空き状況・開催予定日の確認：事務局への問い合わせのほか、CO-DEJIMAホームページ上のカレンダーで確認してください。
  2. イベント利用申込書の提出：原則として使用日の３ヶ月前の月の１日から開催日の１カ月前までに事務局へイベント利用申請をしてください。（CO-DEJIMA会員ホームページ上からの申し込みのみ）
  3. 事務局が面談等によりイベントの内容確認・審査を実施します。
  4. 内容に問題がなければ、事務局より許可通知を行います。通常、許可通知まで１～２週間程度時間を要します。
  5. イベント利用申込の取消し・内容の変更がある場合は、事前に事務局にメールもしくは電話にてご連絡ください。
  6. イベント終了後、事務局に参加人数を報告してください。

５．イベント利用時の注意点

  1. 全体を通して
    • 当施設の利用規約を遵守してください。
    • 盗難・事故防止等は主催者が責任を持って行ってください。
    • 利用者（主催者・来場者含む）に起因する施設の損害（破損）については、全て利用者に賠償していただきます。
    • イベントの運営、参加者対応、事故・トラブル等については、主催者の責任において対応してください。
  2. イベントの周知関係
    • イベント開催に関する施設内への広告の提示については、事前に事務局にご相談ください。
    • イベント開催に関する問い合わせについては事務局では応じられません。イベント開催の広告には主催者の名称、連絡先を明示し、当施設の電話番号やメールアドレスは載せないようお願いします。
    • イベント告知の広告に当施設のロゴを使用する場合は、事前に事務局にご相談ください。
  3. イベント開催当日
    • 施設内の机・椅子のレイアウト変更は、主催者にて変更してください。また、机・椅子や施設内の設備・備品等を利用した場合は、必ず元の場所に戻してください。レイアウトを元に戻されない場合は、次回以降の利用をお断りさせて頂く場合があります。
    • イベント開催中、主催者は必ず会場に常駐してください。
    • 利用時間は事前に申請した時間を厳守してください。時間延長を希望する場合は速やかに事務局へご相談ください。但し、施設運営に支障が発生する場合等は、延長を断る場合があります。
  4. イベント開催後
    • イベント開催により生じたゴミは主催者が全て持ち帰ってください。利用後、汚れが著しい場合は別途清掃料を徴収する場合があります。
  5. その他
    • 飲食を伴うイベントは、申請時にその旨を記載してください。
    • 20歳未満の者の飲酒は、「20歳未満の者の飲酒の禁止に関する法律」により禁じられています。イベント開催時は、主催者側の責任の下、20歳未満の者の飲酒の禁止について、管理・徹底をお願いします。

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